Beveiliging en je gegevens

Je rooster, je medewerkers, je lonen: waar de data staat

Wie een loon kan zien, wat er op iemands dossier staat, waar het bestand staat, hoe back-ups gemaakt worden, en hoe het eruitziet om te vertrekken. Waar iets ontbreekt, zeggen we het.

Wie een loon kan zien, en wie niet

Hier bestaan vier soorten accounts. Slechts twee kunnen bij een bedrag komen.

Eigenaar

Alles: tarieven, de kosten van de week, het audit-trail, facturen en de verwijder-werkruimte-knop. Alleen de eigenaar nodigt planners uit of verandert de facturatie.
Planner

Mensen met een medewerker-rol: hun tarieven, uren, beschikbaarheid en de kosten van de week. Geen facturatie, en nooit het record van de eigenaar of een andere planner.
Medewerker

Het eigen rooster, uren, beschikbaarheid, verlof, ruilen en contract, plus gepubliceerde diensten van collega's in de buurt. Nooit een loonbedrag voor wie dan ook. Collega's kunnen worden getoond als initialen.
Aanvrager

Dient zich aan voor een open dienst, en ziet niets anders.

Lonen staan niet op het Team-scherm, dat naam, e-mail, status en volgende dienst toont. Tarieven zitten op de kostenuitzicht- en loonexportpagina's.
Elke rij draagt zijn werkruimte: één bedrijf kan nooit de rijen van een ander bereiken.

Wat er per persoon wordt opgeslagen

Alleen wat een rooster en een werktijdencontrole nodig hebben. Alleen een naam en een e-mailadres zijn verplicht.

Naam, e-mail, rol, afdeling, locatie, status. Contracttype en de contracturen die je bent ingestemd.
Geboortedatum, alleen als je die invult, voor de Nederlandse regels over medewerkers onder de 18. Een telefoonnummer, als je er een invult.
Een uurlloon, als je er een invult. Zonder tarieven bouwt een rooster nog steeds, het kan alleen de kosten niet tonen.
Beschikbaarheid, diensten, ruilen, verlof, en de in- en uitcheckmomenten die de persoon zelf registreert.
Het wachtwoord, opgeslagen uitsluitend als een hash; een vergeten wachtwoord wordt hersteld via eenmalige link.

We vragen geen gezondheids-, etnische, godsdienstige of vakbondgegevens. Geen tijdregistratie-apparaat, geen tracking.

Waar de data staat, en wie er nog meer bij kan

Één databasebestand op één gehuurde Linux-server van een Europese provider, in een Europees datacenter. Geen tweede database, geen aparte opslag, geen gedistribueerde opstelling.
Serveerd via HTTPS met een zelfvernieuwend certificaat en drie beveiligingsheaders: geen content-type-verdenking, geen inlijsten van de app, verwijzer alleen naar deze herkomst. De app draait als eigen account, niet als beheerder.
Eerlijke grens: het bestand is niet versleuteld in rust. Bescherming is de toegangscontrole van de machine waar het op staat.
Twee andere partijen kunnen bij de data, en niemand anders. De hostingprovider, wiens datacenter de server huisvest, en een Europese e-dienst, die de meldingmail verstuurt. Facturen worden door ons uitgegeven en vandaag betaald via bankoverschrijving; zodra kaartservice wordt ingeschakeld, zal een Nederlandse betaalprovider ze verwerken en zou zij kaartgegevens vasthouden die we nooit opslaan. Off-site back-ups zijn nog niet ingeschakeld — zodra ze wel zijn, worden ze versleuteld vóór ze de server verlaten.
Geen analytics, geen advertentietrackers, geen derde-partij-widget, geen verkoop van data.

Back-ups

Een back-up die je niet kunt openen is geen back-up, dus de job weigert stilletjes te slagen.

Elke nacht om 03:00 gaat een momentopname naar een aparte directory, met het eigen back-upcommando van de database-engine, veilig terwijl de app draait. De copy wordt daarna geopend en gecontroleerd; een ontbrekende of onleesbare faalt zichtbaar.
Veertien dagelijkse kopieën worden bewaard, oudere worden gecomprimeerd en verwijderd.
Off-site kopieën zijn beschikbaar maar optioneel. Waar ze niet zijn geconfigureerd zegt het script het openlijk: de enige copy ligt dan naast de data die het beschermt.
Verwijderde data verlaat de live-database meteen, en de back-ups verdwijnen binnen veertien dagen bij de rotatie.

Je data eruit halen, in één klik

In het product, niet achter een supportticket, wanneer je binnenkomt en wanneer je vertrekt.

Mensen en lonen: een CSV van iedereen, inclusief de kolom met het uurlonen. Beschikbaarheid: een CSV van wat elke persoon kan werken.
Uren en kosten: een loonexport voor elke periode, met uren, toeslagen en kosten per dienst, klaar voor een loonbureau.
De hele werkruimte in één bestand, voor de eigenaar: mensen, instellingen, regels, feestdagen en de laatste tweehonderd beheeracties.
Exports blijven werken wanneer een werkruimte is geblokkeerd vanwege een onbetaalde factuur. Je data is van jou.

Hoe een import eruitziet staat op overstappen van je rooster naar Rosterly; wat we verwerken en waarom staat in het privacybeleid en de voorwaarden.

Een persoon verwijderen, of de hele werkruimte

Als iemand vraagt te worden verwijderd

Toekomstige diensten gaan naar open, open ruilen worden geannuleerd, onbeslist verlof wordt afgewezen, beschikbaarheid verwijderd, sessies beëindigd, het account uitgeschakeld.
Het e-mailadres wordt vervangen door een niet-bezorgbare placeholder, zodat het nooit meer kan worden geschreven.
Behouden: de naam, het loon en de al gewerkte diensten, omdat je roosterhistorie en urenrecords daarvan gebouwd zijn.
Volledig wissen: mail support@roosterly.pro en we verwijderen het resterende dossier. Je hoeft geen betalende klant te zijn.

Als het hele bedrijf vertrekt

De eigenaar verwijdert de werkruimte in één operatie die hem en elke rij ervan verwijdert, mensen inbegrepen. Als een deel niet kan voltooien, wordt het teruggerold en zegt het product openlijk dat er niets is verwijderd.
Die knop heeft een ontgrendelde werkruimte nodig. Als jouw is vergrendeld en je wilt de data kwijt, mail ons.

Wat we niet beweren

Het deel dat de meeste leveranciers links laten liggen.

Geen certificering. Geen ISO 27001, geen SOC 2, en geen badge voor beiden: hier staat geen veiligheidslogo omdat er niets achter zit.
Geen penetration-testrapport om je te sturen, en geen aanwijzing dat er één bestaat.
Één server, één database, geen failover. Als de hardware sterft, is het antwoord een herstel uit back-up, geen directe omswitching.
Rosterly is planningssoftware, geen loonsysteem, en geen juridisch of belastingadvies. Kosten- en toeslagcijfers zijn schattingen op basis van de tarieven die je invoert en bepalen niemand's loon.

Begin met je eigen mensen en je eigen cijfers

Klik hieronder en je krijgt een werkruimte om in te vullen: gratis voor tot drie actieve medewerkers, geen kaart, met elke export hierboven beschikbaar op dag één. Stop drie echte namen en zie waar de data staat.

Maak je werkruimte aan Bekijk wat het kost

Vragen voordat je je aanmeldt, inclusief de vragen we niet kunnen beantwoorden met een certificaat: support@roosterly.pro.