Privacyverklaring
Versie 1.0 · Laatst bijgewerkt 26 september 2026 · Van toepassing op de Rosterly-roosterdienst
Concept ter beoordeling. Dit beleid beschrijft wat Rosterly vandaag doet met persoonsgegevens, in begrijpelijke taal. Het moet worden beoordeeld door een Nederlandse juridisch professional voordat de dienst live gaat voor betalende klanten. Deze Nederlandse tekst is een vertaling. Bij verschil tussen de Nederlandse en de Engelse versie is de Engelse versie bindend.
1. Wie we zijn
Rosterly is een personeelsplanningsdienst voor horeca- en detailhandelsbedrijven, uitgebaat door Yordan Creatives, Amsterdam, Nederland. Yordan Creatives is nog niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel; het KvK-nummer en het btw-nummer worden hier toegevoegd zodra ze zijn afgegeven. Contact voor privacyzaken: ver.iamyo94@gmail.com.
2. Onze twee rollen
Dat onderscheid is belangrijk, en we houden ons eraan:
| Rol | Wanneer | Wat het betekent |
|---|
| Processor (we handelen namens je werkgever-klant) |
Rosterly verwerkt werktijdsgegevens van medewerkers namens het bedrijf dat de dienst gebruikt. |
Het bedrijf bepaalt welke gegevens erin gaan en waarom. Wij verwerken ze alleen om de dienst uit te voeren, op basis van een verwerkersovereenkomst. |
| Verantwoordelijke (we handelen voor onszelf) |
Accountgegevens van mensen die zich aanmelden (eigenaar, planners) en onze eigen boekhouding/administratie. |
Wij bepalen hoe het account werkt, en we rekenen daarvoor. |
3. Welke gegevens we verwerken
Gegevens van mensen die het account gebruiken (verantwoordelijke rol)
- Naam, e-mailadres, rol, inloggegevens (wachtwoord opgeslagen als hash, nooit leesbaar)
- Bedrijfsgegevens: naam, sectoren, locaties, afdelingen, soorten dienst
- Facturatie: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en de betaalvermeldingen die op een factuur staan. We slaan nooit kaart- of bankgegevens zelf op.
- Technische logboeken: aanmeldgebeurtenissen, IP-adres, acties in het systeem (audit trail)
Medewerkerswerktijdsgegevens (processor-rol, namens de werkgever)
- Naam, e-mailadres, afdeling(en), locatie(s), contracturen
- Beschikbaarheid, roosterindelingen, ruildiensten, verlof- en ziekmeldingsgegevens
- In- en uitklokmomenten (daadwerkelijke tijden), daadwerkelijk gewerkte uren
- Geboortedatum waar dat nodig is om de wettelijke regels toe te passen voor medewerkers onder de 18
We vragen niet om gegevens over gezondheid, etniciteit, godsdienst of vakbondslidmaatschap en we willen ze ook niet hebben. Notitievelden in het product zijn uitsluitend voor planninginformatie.
4. Waarom we het verwerken (doelen en wettelijke grondslagen)
- Om de dienst uit te voeren — roosters bouwen, Nederlandse werktijdsregels controleren, kosten van het rooster berekenen. Wettelijke grondslag: nakoming van onze overeenkomst met het bedrijf.
- Om te factureren — administratie van abonnementen. Wettelijke grondslag: contract en onze wettelijke boekhoudplicht.
- Om de dienst te beveiligen — audit trail, toegangscontrole, misbruikspreventie. Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.
- Om je te helpen wanneer je ons contacteert — de gegevens van het account lezen om de vraag te beantwoorden. Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang en contract.
5. Toeslag- en kostenberekeningen
Rosterly berekent wat een dienst kost op basis van de regels en tarieven die het bedrijf zelf instelt. Deze berekeningen zijn administratieve ramingen voor planningsdoeleinden. Ze zijn geen loonadministratie en bepalen niemands loon — het definitieve loon wordt bepaald door de werkgever en haar loonadministratie.
6. Wie er nog meer bij de gegevens komt (sub-verwerkers)
| Sub-verwerker | Doel | Locatie |
|---|
| Hostingprovider UpCloud, Amsterdam (Nederland) | Het draaien van de applicatie en het opslaan van de database | EU |
| Mollie B.V. | Kaartbetalingen en abonnementen — nog niet in gebruik: facturen worden door ons uitgegeven en betaald per bankoverschrijving | Nederland / EU |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Het versturen van melding-e-mails | Frankrijk / EU |
We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties. Het product bevat geen advertentietrackers.
7. Hoe lang we ze bewaren
- Werktijdsgegevens: zolang het bedrijfaccount bestaat. Als een bedrijf vertrekt, exporteren we hun gegevens als ze dat vragen, en wissen we ze uit het live systeem.
- Administratieve en boekhoudkundige gegevens: zolang de Nederlandse belastingwet vereist.
- Back-ups: regelmatig geroteerd en met een korte bewaartermijn; een verwijderd record verdwijnt onmiddellijk uit het live systeem en uit back-ups na rotatie.
8. Beveiliging
- Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor alles; wachtwoorden alleen opgeslagen als hash
- Gegevens gescheiden per bedrijfswerkruimte — één bedrijf kan nooit de gegevens van een ander zien
- Toegang op basis van rol: planners zien alleen hun bedrijf; medewerkers zien hun eigen gegevens en wat het bedrijf toelaat
- Dagelijkse geautomatiseerde back-ups, met de mogelijkheid om te herstellen
- Een audit trail van beheerdersacties
9. Je rechten
Medewerkers en accountgebruikers kunnen vragen om hun gegevens te zien, te corrigeren of te wissen, en kunnen een kopie vragen in een bruikbaar formaat (het product heeft hiervoor een één-klik-export). De snelste route voor medewerkergegevens gaat via de werkgever, omdat zij de baas zijn over die gegevens — maar je kunt ons ook contacteren en we helpen je naar de juiste plek. Als je denkt dat we gegevens verkeerd behandelen, kunt je een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens).
10. Wijzigingen
Als dit beleid wijzigt op een manier die van belang is, nemen we accounteigenaren per e-mail op de hoogte voordat de wijziging van kracht wordt.
Algemene voorwaarden · Terug naar Rosterly